الدرس الحادي عشر

دمج المراسلات البريدية
fusion et publipostage

بنية الرسالة:
الرسالة هي وسيلة الإتصال التي يتم تبادلها بين جهة وجهة أخرى أو منظمة أو جهاز حكومي أو مؤسسة أو أفراد ونشير إلى أنه لا توجد قاعدة ثابتة لكتابة الرسائل وإنما يرجع ذلك إلى ذوق الناسخ وغالبا ما تتكون الرسالة من الأجزاء التالية:
1- رأس الرسالة:
عادة يكون جاهزا ومطبوعا على مطبوعات المنظمة ويتكون من اسم وعنوان الجهة المرسلة وشعار الجهة، الهاتف، العنوان ............. إلخ.
2- التاريخ:
ممكن أن يكون بالتاريخ الهجري أو الميلادي أو كلاهما ويحدد تاريخ الإرسال وفي أحيان قليلة يغفل ذكر اسم اليوم.
3- إسم وعنوان المرسل إليه متبوعا:
يجب أن يكون الإسم الرسمي ويفضل أن يليه إسم المنظمة التي يتبعها( مؤسسة أو شركة أو جهة حكومية أو أي قطاع آخر).
4- التحية الإفتتاحية:
إن أفضل تحية لأخيك المسلم هي تحية الإسلام، على أن تلتزم بالضوابط الشرعية في غيرها من التحيات مع ملاحظة أن لا تكون قصيرة مخلة أو طويلة مملة ويجب أن تكون بصياغة رسمية ويفضل أن يليها ثلاث نقاط أو فواصل مع العلم أن لها قواعد محددة في كتب تهتم بالتحرير العربي وهي كثيرة.
5- جسم الرسالة:
وهو شرح للغرض من الرسالة.
6- ذيل الرسالة :
ويشمل على التحية الختامية، التوقيع بما في ذلك مسمى الوظيفة واسم المرسل والتوقيع، أيضا يشمل ذيل الرسالة على الرمز، الصور الكربونية.


مع ملاحظة أن هناك أنواع كثيرة ومقننة للرسائل.

دمج المراسلات:
دمج المراسلات هي عبارة عن ربط عناوين مخزنة في وثيقة أو قاعدة بيانات وخطاب، فمثلا عندما يكون لديك رسالة ذات صيغة واحدة سترسلها إلى عدد من العملاء ولديك عناوين هؤلاء العملاء مخزنة بأي شكل من الأشكال فإن برنامج وورد يساعدك في إرسال خطاب شخصي لكل عميل بواسطة دمج المراسلات، وتتألف عملية دمج المراسلات من عدة خطوات سنستعرضها بشئ من التفصيل من خلال التطبيق التالي:

تستشعر اللجنة التنظيمية لحفل التخرج أهمية تجاوز مشكلة وجود تداخل في بيانات الخريجين في بطاقات الدعوة التي سترسل إلى أولياء أمورهم من أجل حضور الحفل، فيوجد لدى اللجنة نموذج خطاب الدعوة التي سترسل إلى أولياء أمورهم من أجل حضور الحفل، والذين يتجاوز عددهم .....1 مدعو مع قاعدة بيانات الخريجين معدة على شكل جدول.
لذا سنسعى من خلال دمج المراسلات لربط قاعدة بيانات الخريجين والخطاب، وسوف يكون لدينا بالنهاية خطاب دعوة موجه لكل واحد من أولياء الأمور.

أولا إنشاء المستند الأساسي:
إفتح مستندا جديدا واكتب عليه الرسالة التي سوف ترسلها إلى المدعوين واحفظه باسم أو افتحه إن كان محفوظا لديك من قبل، ولا تقم بإغلاق الرسالة لاستخدامها كإطار نشط.
نموذج الرسالة:


1- بعد تنسيقك لنموذج خطاب الدعوة، فمن شريط القوائم اختر قائمة أدوات Outils

2- إختر الأمر رسائل ومراسلات: Lettres et publipostage وستظهر قائمة ثانوية إختر منها الأمر معالج دمج المراسلات Assistant fusion et publipostageوسيظهر مربع الحوار التالي:

لاحظ أن المعالج يحتوي على خمسة خيارات متعلقة بدمج المراسلات والنشط منها هو الخيار الأول "رسائل"Lettres
أنقر فوق التالي Suivant للمتابعة.

إختر منه إستخدام المستند الحالي:Utiliser le document actuel للعمل على الإطار المفتوح الذي تستخدمه كمستند رئيسي، وهو هنا نموذج خطاب الدعوة كصيغة الخطاب الذي سنوجهه إلى أولياء الأمور.
إختر التالي : تحديد المستلمينSuivant : Sélection des destinataires

4- تحديد المستلمين(مصدر البيانات)
والآن بعد أن قمت بإنشاء المستند الأساسي انتقل إلى الخطوة التالية الخاصة بمصدر البيانات والتي تتعلق بالمعلومات التي تتغير في كل خطاب مثل( الإسم، العنوان.....). إختر " إنشاء قائمة جديدة:Saisie d’une nouvelle liste

إختر الأمر إنشاء Créer لتظهر لك نافذة الحوار التالية

لاحظ أن هناك مجموعة من الحقول يمكنك ملؤها حسب ما تحتاج إليه، إلا أن هذه الحقول لا تناسب حالتنا، لذا فيمكنك تغيير إسم الحقل وإزالة بعضها أو إضافة أخرى وإعادة ترتيبها حسب المتطلبات وذلك بالقيام بالخطوات التالية:
• إضغط أولا على الزر تخصيص: Personnaliser لتظهر لك نافذة الحوار التالية:

• الزر إضافةAjouter يمكنك من إضافة حقل جديد
• الزر حذفSupprimer يمكنك من حذف أي حقل تحدده
• الزر إعادة التسميةRenommer تمكنك من إعادة تسمية الحقل بعد تحديده
• الزران تحريك للأعلى وتحريك للأسفل Monter et Descendre يساعدانك على ترتيب الحقول حسب الرغبة.
في حالتنا سنقوم بإعادة تسمية الحقول وحذف ما لا نحتاج إليه منها.

سنقوم بإختيار الإسم الذي نريد

وهكذا إلى أن ننتهي وفي كل مرة علينا الضغط على الزر موافق طبعا.
بعد تحديد الحقل الذي نريد حذفه والضغط على زر حذف ستظهر لنا نافذة الحوار التالية:

إضغط على الزر نعم Oui
وبعد الإنتهاء من إعادة التسمية والترتيب والحذف قم بالضغط على الزر موافق لتعود إلى نافذة الحوار الاولى وتبدأ في عملية إدخال المعلومات الخاصة بالمتدربين كما يبين الشكل التالي:

وفي كل مرة وبعد الإنتهاء من إدخال نموذج قم بالضغط على الزر إدخال جديد Nouvelle entrée لإضافة نموذج آخر وهكذا إلى أن تنتهي من إدخال معلومات جميع المتدربين.
بعدها إضغط على الزر إغلاقFermer لتظهر لك نافذة الحوار التالية :

إختر إسم جدول البيانات الذي قمت بإنشائه( مثلا في حالتنا إخترت إسم التخرج) ثم إضغط على زر تسجيل Enregistrer ليقوم الوورد بعدها بإظهار جدول البيانات على الشكل التالي:

لفرز القائمة، أنقر فوق عنوان العمود المناسب، لحصر أسماء المستلمين المعروضة حسب معيار محدد، حسب التقدير مثلا، انقر فوق السهم بجانب عنوان العمود، استخدم خانات الإختيار أو الأزرار لإضافة مستلمين إلى دمج المراسلات أو حذفهم منها.
كما يمكنك إضافة أو حذف أي حقل ترغب فيه ويمكنك تحديد البعض أو الكل Sélectionner tout ومسح الكلEffacer tout والتحديث ActualiserوالبحثRechercher وتحرير البيانات والتحقق من صحتهاValider من خلال الأوامر التالية:

5- حدد خياراتك في مصدر البيانات ثم أنقر على موافق OK لتظهر لك نافذة الحوار التالية:

6- إختر التالي : كتابة الرسالة Suivante : Ecriture de votre lettre لننتقل إلى الخطوة التالية:

7- إختر الأمر عناصر إضافية: Autres éléments للربط بين مصدر البيانات والخطاب
8- وقبل الضغط على زر عناصر إضافية إختر المكان الذي ستضيف فيه إسم ولي الأمر مثلا ثم إضغط على الزر وستظهر لك نافذة الحوار التالية والتي تتضمن الحقول التي قمت بإنشائها في قاعدة البيانات:

إختر حقل قاعدة البيانات :Champs de base de données ثم إسم ولي الأمر وبعدها قم بالضغط على الزر أضفInsérer
كرر نفس العملية بالنسبة لكل الحقول وسترى بأن هذه الأخيرة تظهر لك في المكان الذي حددته في الرسالة:

9- بعد أن تنتهي من إدراج الحقول من مصدر البيانات إلى كافة الحقول في خطاب الدعوة قم باختيار الأمر التالي : معاينة الرسائل Suivante : Aperçu de vos lettres

وستظهر لك نافذة الحوار التالية:

بعد تحديد المستلم كما يبين الشلك :

إختر الأمر التالي: إتمام الإدماج: Suivante : Fin de la fusion
وفي هذه الخطوة الأخيرة يمكنك طباعة خطابات الدعوة بعد الدمج مباشرة بالطابعة أو يمكنك المعاينة وتحرير رسائل لمستلم محدد وكذلك يمكنك العودة للمعاينة كما يبين الشكل التالي: